Как поступить в том случае, если субъект хозяйствования деятельность в текущем году не производил начислений. Соответственно заработная плата не начислялась ни в одном периоде и, соответственно, удержаний НДФЛ также не было. Нужно ли сдавать 6 НДФЛ если в течение года нет начислений, или достаточно уведомления. Рассмотрим подробно данную ситуацию.
Введение
Форма 6 НДФЛ принята в качестве обязательной с 2016 года. Все субъекты хозяйствования, которые выступали в отчетном периоде в качестве налоговых агентов, обязаны подавать ее в органы ФНС в утвержденные законодательством сроки. В частности, в 6 НДФЛ должны найти отражение все суммы начисленных доходов работникам и удержанных с них налогов. В случае, когда никакие начисления не проводились, нужно ли сдавать нулевой расчет НДФЛ?
Когда можно 6 НДФЛ не представлять
Согласно статье 230 пункт 2 НК все субъекты хозяйствования, в том числе и индивидуальные предприниматели, обязаны при начислении заработка физ. лицам представить декларацию 6 НДФЛ. Соответственно, если в течение отчетного года начислений доходов, выплат работникам или подрядным организациям не производились, формировать и представлять нулевой расчет не нужно.
В законодательстве есть ответ на данный вопрос. ФНС ситуацию по представлению нулевой формы разъяснила в письме 3Н-19-17/97 от 8 июня 2016 г. Там указывается на освобождение субъектов хозяйствования от представления отчета в случае отсутствия деятельности, подлежащей налогообложению.
Этим следует руководствоваться и субъектам хозяйствования, и индивидуальным предпринимателям, если они в отчетном периоде не выступали в роли налоговых агентов и начисление доходов не проводили.
Кто признается налоговым агентом
В налоговом кодексе в статье 226 четко определено данное понятие – это субъекты, которые являются источниками доходов для физических лиц. Они выступают посредниками между государством и физ. лицами, осуществляют удержание НДФЛ и перечисляют его в казну. К ним относятся все юридические лица РФ, в том числе и филиалы иностранных компаний в России, и индивидуальные предприниматели.
Это важно! Доходы могут быть выплачены в натуральной или денежной форме. Правовые отношения с физ. лицами оформляются трудовыми договорами или договорами подряда. При выплате дивидендов субъект хозяйствования также выступает в качестве налогового агента.
Нужно ли представлять 6 НДФЛ, если не было начислений
НДФЛ, если в течение года нет начислений и организация не выступала в роли налогового агента, подавать не нужно. Контролирующие организации придерживаются данной позиции. Об этом разъяснено в письмах Министерства Финансов и Федеральной налоговой службы:
- 02.11.2015 03-04-06/63268;
- 08.06.2016 3Н-19-17/97;
- 04.05.2016 БС-4-11/7928@.
В этих же письмах есть разъяснение, что если компания представила 6 НДФЛ с нулевыми показателями, инспекторы обязаны его принять в общем порядке. Они поймут, что в компании в отчетном периоде начислений не было.
Кроме того, субъектам хозяйствования рекомендуется передать в инспекцию уведомление в произвольной форме о приостановлении деятельности в отчетном году и, следовательно, не начислении зарплаты и иных видов доходов.
Это следует сделать не только для своевременного уведомления налоговиков о причинах непредставления 6 НДФЛ, но и чтобы исключить вероятность ошибочной блокировки расчетного счета.
Право, по которому контролирующие организации могут блокировать счет, возникло вместе с принятием отчета 6 НДФЛ. Если в течение 10 рабочих дней налоговики не увидят отчет, по истечению этого срока может быть применена данная мера согласно НК ст. 6.1 п. 6.ист. 76 п. 3.2.
Кроме блокировки счета в банке, к субъекту хозяйствования могут быть применены и административные взыскания в размере 1000 рублей за каждый месяц непредставления декларации по НДФЛ (НК ст. 126 п. 1.2)
Особые ситуации
А как поступить организациям, если деятельность прекращена не с самого начала отчетного года? В течение нескольких месяцев доходы выплачивались, и НДФЛ удерживался и перечислялся.
В данной ситуации следует руководствоваться документом ММВ-7-11/450@ от 14.10.2015.Отчетность следует подавать в сроки, предусмотренные законодательством. При этом, заполнение первого раздела следует производить нарастающим итогом. Второй раздел необходимо заполнять только в том периоде, когда были произведены операции по удержанию и перечислению налога.
После прекращения деятельности и начислении заработка, цифры будут только в 1 разделе во всех отчетах за год. Нулевым будет второй раздел.
Например:
Руководитель организации принял решение приостановить деятельность на два квартала. Во 2-м и 3-м квартале все работники были отправлены в отпуск без сохранения зарплаты. Выплата работникам доходов, начисленных за март, была произведена в апреле вместе с перечислением НДФЛ.
- В данном случае в 6 НДФЛ заполнить следует и 1, и 2 разделы в отчете за 1 квартал и 1 полугодие;
- В отчете за 1-3квартал налоговый резидент России повторит данные только 1 раздела. Во втором разделе необходимо проставить нули.
В 4-м квартале деятельность предприятия возобновилась, доходы также выплачивались своевременно по графику. Значит, в 6 НДФЛ за год будет заполнен 1-й раздел с нарастающим итогом, во втором следует указать данные о перечислении, которые были произведены только за последние 3 месяца.
Что делать, если налоговая инспекция предъявляет требования
Инспектор может и не знать о причинах непредставления отчета. Чтобы исключить ошибочные действия со стороны налоговиков, необходимо написать уведомление в произвольной форме на адрес руководителя налоговой службы. В нем следует указать причины непредставления декларации 6 со ссылкой на законодательные акты.
В письме БС-4-11/4901 описаны ситуации, в которых субъект хозяйствования освобождается от представления отчета:
- При отсутствии у физ. лиц НДФЛ и начисленных доходов;
- штат укомплектован, но начисления в течение года не производились;
- в случае прекращения деятельности с начала года, следовательно, не было начислений доходов.
Образец письма о причинах непредставления формы:
Как оформить нулевой НДФЛ
В письме ФНС от 4 мая 2016 года есть небольшая оговорка, если сдается нулевой расчет, налоговики обязаны его принять. Значит, по решению руководителя организации декларация может быть представлена. Это поможет избежать ошибочной блокировки счета и предъявления административного штрафа к организации.
Сроки представления нулевого расчета утверждены законодательно. После получения отчета инспектором, информация будет принята к сведению.
На образце можно посмотреть заполнение нулевого расчета.
Заключение
Ошибка возможна как со стороны работников субъекта хозяйствования, так и со стороны сотрудников налоговой. Поэтому, если заработная плата не начислялась, во избежание неприятных последствий, рекомендуется уведомить налоговиков в произвольной форме или путем представления отчета с нулевыми показателями.