Правильное заполнение 6 НДФЛ при выплате заработной платы и отпускных

Наемные работники должны каждый год уходить в оплачиваемый отпуск. Компенсация может выплачиваться по-разному. Иногда, это происходит вместе с выплатой заработной платы.

Что такое отпускные

Когда сотрудник уходит в ежегодный оплачиваемый отпуск, работодатель обязан его оплатить. Расчет производится исходя из среднего заработка работника и количества дней, которые были им отработаны по факту в текущем году.

Отпускные относятся к тем доходам, с которых удерживается обязательный сбор. Поэтому у работодателя возникает обязанность по включению этих выплат в такой отчет как 6 НДФЛ.

По общим нормам, налоговые агенты обязаны произвести следующие денежные траты за отдых:

• Отдельно от заработной платы. Законом установлено – выплата должна быть произведена в полном объеме, не позднее чем за 3 календарных дня до момента ухода работника в отпуск. Поэтому отражать эту сумму нужно в отдельных строках, в разделе 2 отчета в форме 6 НДФЛ по отпускным выплатам;
• вместе с вознаграждением за труд. При таких действиях, они также указываются отдельно в отчете в соответствующих строках. Объясняется это тем, что при единой дате выплаты НДФЛ будет разный в момент оплаты.

По этим причинам, выплаты за отпуск будут указаны в разделе 2 отчета в отдельных строках от других выплат, которые производит работодатель в пользу своего работника. Это объясняется несовпадением сроков внесения сумм НДФЛ в бюджет.

Однако, в первом разделе отчетности, они будут отмечены в совокупности с другими имущественными затратами, произведенными по конкретному трудящемуся. Показатель будет виден по строке 020. Также, в ячейке 040, окажется единая сумма удержания НДФЛ с отпускных и иных выплат.

Правильное отражение дат в отчете

В ст. 223 НК РФ четко указано, как нужно правильно определять даты отражения в отчетности получения работниками своих «трудовых» начислений.

Так, для вознаграждения за труд – это последний день месяца, за который начислена выплата. Например, при получении денег за ноябрь, датой выплачиваемого дохода является 30. 11. текущего года. Этим же числом начисляется подоходный налог налоговым агентом.

Сумма удержанного налога вычитается в тот момент, когда работодатель выплачивает зарплату. Эта дата устанавливается локальными нормативными актами. Например, выплата происходит каждый месяц 07 числа. Тогда срок перечисления НДФЛ в бюджет будет на следующий день после даты, указанной в локальном акте.

Несколько иная ситуация с оплатой дней ежегодного отпуска. Датой получения принято считать тот день, когда фактически выплачиваются отпускные начисления. Исчисление и удержание также происходит в этот же день. Но крайний срок уплаты в бюджет – это последний день месяца, в котором этот доход получен.

Заполнение отчетности в различных ситуациях

Как заполнить 6 НДФЛ, если отпускные выплатили вместе с зарплатой? Чтобы правильно понимать, какие значения в каких строках указывать, необходимо привести наглядный пример того, как правильно заполняются документы при выплатах работнику за труд и за отпуск.

Например, заработная плата сотрудника П. равна 45 000 рублей. Выплаты производятся каждый месяц 5 и 20 числа. 05. 05 этот сотрудник уходит в отпуск, и он получил на руки отпускные в размере 52 000 рублей.

Необходимо сформировать таблицу для наглядности, показав порядок заполнения формы 6 НДФЛ:

Теперь нужно правильно заполнить отчет нарастающим итогом вплоть до июня текущего года.

На заметку! Так как налог с зарплаты по уходу в отпуск за июнь будет удержан только в июле, то показывать эту сумму по строке 070 не нужно. Ее надо приплюсовать в эту же строчку соответствующего месяца включительно, но в отчете за 9 месяцев текущего года.

Таким образом надо заполнить отчет по форме 6 НДФЛ, если заработная плата была выплачена с отпускными одновременно.

Отражение в отчете компенсации за неиспользованный отпуск

Каждый наемный работник должен отдыхать ежегодно. Если он не уходит в свой законный отпуск, то для этого должны быть веские причины. Например, производственная необходимость. Но для этого нужно оформить соответствующий приказ и получить письменное разрешение данного работника.

Бывает так, что трудящийся решил уволиться, а у него остались дни неиспользованного в текущем рабочем году отпуска. За эти дни работодатель обязан выплатить ему компенсацию.

Налог с этих выплат также должен быть исчислен и удержан в тот же день. Заплатить его в бюджет необходимо не позднее следующего дня.

Для наглядности нужно привести пример: Сотрудник Е. увольняется по своей собственной инициативе 14. 06 текущего года. У него накопилось 7 неиспользованных дней отпуска. Работодатель, в последний рабочий день, выплачивает ему:

• Компенсацию выплаты зарплаты за период с 01. 06 по 14. 06 – 37 200 рублей;
• компенсацию за 7 неиспользованных дней – 12 450 рублей.

С этих сумм он исчисляет подоходный налог в размере 6 454, 50 рублей.

Всем физическим лицам данного предприятия была выплачена заработная плата за 6 месяцев текущего года в размере 1 425 147 рублей, с нее исчислен налог в размере 185 269, 11 рублей, а удержано – 156 458 рублей.

Отчет должен быть заполнен следующим образом:

• В строке 020 нужно показать значение суммы равное: 1 425 147 + 37 200 + 12 450 = 1 474 797 рублей;
• в строке 040 – общий, исчисленный НДФЛ по отпускным вместе с заработной платой: 185 268, 11 + 6 454,50 = 191 722,61 рубля;
• в строке 050 – общий, удержанный НДФЛ 156 458 + 6454,50 = 162 912,5 рубля;
• в строке 100 – 14. 06 – дата фактического получения дохода в виде оплаты за труд, где необходимо отразить выплаченные отпускные увольняющемуся сотруднику Е., а также все причитающиеся ему денежные средства;
•  в 110 – это же число;
• 120 – день, следующий за днем выплаты, то есть, 15. 06;
• 130 – 37 200 + 12 450 = 49 650 рублей;
• 140 – 6 454, 50 рублей.

На заметку! Обязательно надо сделать градацию по общей заработной плате каждого месяца, предшествующему увольнению. Такую же градацию необходимо сделать и по налогу.

Как правильно отразить отпускные, если они переходят в другой отчетный период

В этом случае нужно придерживаться следующих правил:

• Вне зависимости от того, к какому периоду относятся сами отпускные и налог по ним, они должны попасть в общие значения в раздел 1. Это происходит на основании фактической даты сделанных начислений, а также в соответствии с положениями НК РФ, устанавливающему сроки для осуществления этих выплат;
• в разделе 2 будет указана сумма этих выплат, а также срок их уплаты. Они должны соответствовать положениям НК РФ.

Пересчитать компенсацию за дни законного отдыха нужно в следующих случаях:

• Бухгалтер допустил счетную ошибку, и в отчет попали неверные сведения. Например, пересчитывают средний заработок. Для внесения исправлений нужно подать уточненный отчет. Сделать это необходимо сразу, пока не истек срок сдачи, тогда никаких налоговых последствий для работодателя не будет;
• законные основания. Например, отзыв данного работника из отпуска или его нетрудоспособность по больничному листу (выплата произошла авансом, потом был перерасчет). Тогда «уточненку» можно не подавать, а все необходимые сведения включить в отчет того периода, где и был произведен перерасчет.

Заключение

Правильное отражение выплаченных сотруднику отпускных не позволит налоговикам применить к работодателю штрафные санкции. Поэтому необходимо быть очень внимательным при заполнении отчетности.