Имея наемных работников, каждое предприятие должно отчитываться по начисленному и удержанному подоходному налогу с каждого сотрудника. И хотя такой отчет сдают уже более года, у бухгалтеров все равно возникают вопросы.
Кто должен сдавать такую отчетность
Обязанность отчитываться перед налоговиками по НДФЛ возникает только у налоговых агентов, то есть, у тех прямых нанимателей и подрядных компаний, которые делают налогооблагаемые выплаты в пользу своим трудящимся.
К нанимателям относятся юридические лица и ИП, иногда и частные лица, заключившие договор с наемным работником.
Каждый месяц такой агент обязуется выплачивать своему сотруднику некое вознаграждение, прописанное в локальных актах. Это вознаграждение облагается фиксированным обязательным сбором, который исчисляет и уплачивает в бюджет именно сам коммерсант. Это входит в его обязанность!
Все суммы начисленного, удержанного и уплаченного в бюджет НДФЛ агент обязан отразить в соответствующем отчете. Период предоставления НДФЛ – расчета – поквартально, а все сведения необходимо показывать суммирующим итогом с начала года. То есть, сдавать 6 НДФЛ нужно:
- За 1-ый квартал;
- за полугодие;
- за 9 месяцев;
- за год.
Сроки сдачи 6 НДФЛ за 9 месяцев регулируются налоговым законодательством – это не позднее конца следующего месяца, следующего за окончанием отчетного квартала. То есть, отчет 6 НДФЛ за 9 месяцев нужно сдать до 31. 10 текущего года.
На заметку! В документах необходимо отразить все доходы, полученные работником, и удержанный с них налог.
Из чего состоит отчетность
Отчитываться перед налоговиками нужно не в свободной форме, а в строго установленными правилами. Форма утверждена соответствующим Приказом ФНС от 2015 года.
- Расчет за 3 прошедших квартала состоит из следующих обязательных листов:
- Титульный лист. Так как документ сдается за 9 месяцев, то код периода предоставления ставится – 33. Также здесь нужно указать код ИФНС и налоговый период;
первый раздел. Особенность состоит в том, что все показатели указываются в суммарном значении по каждой пронумерованной ячейке; - второй раздел. Здесь необходимо отразить показатели по календарным числам, значениям, удержанного и начисленного подоходного сбора.
В первом разделе все показатели указываются нарастающим итогом с начала текущего года и до окончания трех кварталов. Об этом сказано в инструкции по заполнению 6 НДФЛ за 9 месяцев, прописанную в письме, разработанную налоговой службой в 2016 году, а также в требованиях Минфина.
Как заполнять разделы
Чтобы правильно заполнить форму 6, перед глазами должен быть пример заполнения расчета по каждому разделу. В таблицах ниже будут представлены 6 НДФЛ сведения, которые необходимо указывать в пронумерованных строках расчета (образец документа, а также бланк можно скачать на официальном сайте ФНС в режиме онлайн):
| Номер ячейки | Назначение ячейки по показателям раздела 1 |
| 10 | Ставка подоходного обязательного сбора, по которой агент проводит удержание. Если применяется несколько ставок, то каждую нужно указывать в этой строке |
| 20 | Общая сумма сбора, что была начислена за период с начала года до окончания 3-его квартала |
| 25 | Доходы, полученные работником в виде дивидендов за этот же период |
| 30 | Значение налоговых вычетов, что были применены к сотрудникам за этот же период |
| 40 | Сумма подоходного сбора, исчисленная со всех сотрудников за 3–ий квартал текущего года |
| 45 | Сумма сбора, исчисленного с дивидендов трудящихся за 3-ий квартал |
| 50 | Сумма авансовых платежей, исчисленная с доходов работников – иностранцев, работающих у работодателя по патенту |
| 60 | Общее количество наемных сотрудников, получающих налогооблагаемый доход в текущем периоде |
| 70 | Сумма подоходного сбора, удержанного в текущем отрезке времени |
| 80 | Сумма НДФЛ, не удержанная с трудящихся в текущем промежутке времени |
| 90 | Сумма обязательного сбора, возвращенная сотрудникам за период с 01. 01 по 30. 09 |
Таков порядок заполнения 6 раздела 1.
В рекомендациях по заполнению раздела 2 данного расчета необходимо указать:
- Конкретные календарные числа, когда происходило получение трудящимися налогооблагаемого дохода и удержание подоходного сбора;
- крайняя дата, что прописана в НК РФ, до которой работодатель обязан заплатить в бюджет НДФЛ;
- суммы дохода и сбора, что были фактически удержаны с наемных работников.
В таблице ниже приведена нумерация ячеек, а также те сведения, которые указываются в разделе 2.
| Номер строки | Значение, указываемое в ней |
| 100 | Календарное число, когда агент выплатил своим сотрудникам доход и впоследствии с него был удержан подоходный сбор |
| 110 | Конкретная дата, когда произошло фактическое удержание |
| 120 | Дата, установленная НК РФ как последний день для перечисления НДФЛ в бюджет |
| 130 | Общая сумма прибыли, полученная сотрудниками на то число, которое прописано сотой строке |
| 140 | Показатель налога, реально удержанный с доходов на число, прописанное в строчке 110 |
Перед тем, как сдавать документ, необходимо проверить корректность заполнения колонок и ячеек. Если будут обнаружены ошибки в отчете за три квартала, необходимо подать корректировки за 1-ый квартал и за полугодие, а также заполнить разъяснения для ФНС. Если расчет верен, можно смело сдавать на проверку.
Пример заполнения документа
Для наглядности заполнения отчета, необходимо привести пример заполнения 6 НДФЛ за 9 месяцев и рассчитать все необходимые показатели:
В компании работает 9 сотрудников. За период с января по сентябрь текущего года им было выплачено средств на сумму 4 513 010 рублей. Сюда входит заработная плата, отпускные, больничные листы и премии. Некоторые сотрудники имеют право на налоговые вычеты. Общая сумма за этот период – 59 700 рублей.
За весь период было исчислено, удержано и уплачено в бюджет сумма налога в размере 578 930 рублей. Не успели перечислить только НДФЛ с сентябрьских выплат – 42 740 рублей. Суммы фактически полученных доходов и удержанного налога должны быть верны за минусом вычетов.
В январе был удержан налог за декабрь в размере 44 530 (сумма всех выплат составляет 342 538), вычет – 3 800. Всего за 3 квартала текущего года удержали обязательный подоходный сбор в размере 578 930 – 42 740 + 44 530 = 580 720. Суммы удержаний и перечислений могут не совпадать.
Также за этот период были выплачены:
- 05. 07 – произведена выплата второй части заработной платы в размере 212 590 рублей. Вся сумма составляет 418 400 руб., вычет – 10 200 руб., сумма НДФЛ со всех заработных выплат за июнь – 53 066 руб.;
- зарплата за июль выдана 20. 07 и 05. 08 в сумме 415 020 руб., вычет – 9 800 руб., НДФЛ – 52 678 руб.;
- квартальная премия – 05. 08, значение – 212 500 руб., величина удержанного налога на доходы физических лиц – 27 625 руб., дата издания приказа – 10. 07;
- выплата по листу нетрудоспособности – 25. 08, значение – 7 254 руб., 36 коп., сбор – 943 руб., период болезни с 14. 08 по 22. 08;
- отпускные – 24. 08, сумма – 39 754 руб., налог – 5 168 руб., период отдыха трудящегося с 28. 08 по 25.09;
- зарплата за август месяц – 20. 08 и 05. 09, сумма – 457 580 руб., вычет – 8 900 руб., сбор – 58 328 руб.;
- аванс за сентябрь – 20. 09, его показатель – 269 056 руб.
Квартальную премию и зарплату за июль можно объединить, так как показатели в строках 100 – 120 совпадают. Поэтому в ячейке 130 будет указана их общая сумма 618 325 руб., а в ячейке 140 – 80 382 руб.
Расчет по девяти месяцам будет заполнен следующим образом:
| Номер ячейки в расчете | Показатель, что будет отражаться |
| Раздел 1 расчета 6 НДФЛ | |
| 010 | 13 |
| 020 | 4 513 010 |
| 025 | 0 |
| 030 | 59 700 |
| 040 | 578 930 |
| 045 | 0 |
| 050 | 0 |
| 060 | 9 |
| 070 | 580 720 |
| 080 | 0 |
| 090 | 0 |
| Раздел 2 | |
| 100 | 30.06 |
| 110 | 05.07 (нужно ставить даты фактических выплат) |
| 120 | 06.07 (следующий за днем выплаты дохода) |
| 130 | 418 400 |
| 140 | 53 066(налог, который фактически удержан) |
| 100 | 31.07 |
| 110 | 05.08(дата фактической выплаты зарплаты) |
| 120 | 06.08 |
| 130 | 618 325 |
| 140 | 80 382 |
| 100 | 25. 08 |
| 110 | 25.08 |
| 120 | 31.08 |
| 130 | 7 254 |
| 140 | 943 |
| 100 | 24. 08 |
| 110 | 24. 08 |
| 120 | 31. 08 |
| 130 | 39 754 |
| 140 | 5 168 |
| 100 | 31. 08 |
| 110 | 05. 09 |
| 120 | 06. 09 |
| 130 | 457 580 |
| 140 | 58 328 |
Так выглядит образец заполнения 6 НДФЛ за 9 месяцев текущего года.
Какая ответственность возлагается на агента по 6 НДФЛ
Агент может допустить 2 вида нарушений налогового законодательства, и его могут привлечь к ответственности. Это:
- Расчет не сдан, или сдан, но с нарушением установленных в НК РФ сроков сдачи;
- в расчете указаны сведения, которые не отражают реальных значений.
На заметку! За оба этих нарушения налоговое законодательство предусматривает санкции в виде штрафа. Сумма штрафа зависит от самого правонарушения, а также от частоты его совершения.
Если агент вовремя не сдаст отчетность или она будет неполной, это повлечет за собой штраф в размере 1 000 рублей за любой месяц просрочки. Опозданием считается сдача расчета позже 31. 10 текущего года.
Например, если работодатель сдаст документ 03. 11 или 30. 11, ему необходимо будет заплатить 1 000 рублей. Если не сдать документ в течение 10 дней после того, как истек срок, установленный в НК РФ, ФНС имеет право заблокировать расчетный счет агента для принудительного взыскания долга.
Если в декларации будут указаны сведения, которые не соответствуют действительности, это также считается налоговым правонарушением. Санкция – штраф 500 рублей за каждый документ, с неверными данными.
Налоговые органы могут наложить штраф не только на саму организацию, но и на должностное лицо. Например, на руководителя или на главного бухгалтера. Сумма штрафа определена в размере 300 – 500 рублей, и будет зависеть от «тяжести» правонарушения. Для ИП административной ответственности не предусмотрено.
Заключение
Предоставление отчетной документации в ФНС – это обязанность каждого налогового агента. Пренебрежение этой обязанностью, а также нарушение сроков подачи может привести к неприятным налоговым последствиям.