Налоговые агенты обязаны представлять справку по форме НДФЛ 2 по физ. лицам по итогам года в ИМНС. Для отчетности за 2019 год срок подачи отчета – 2 апреля 2020 года, если в организации не удерживался подоходный налог, подать отчет следует в срок до 1 марта. С начала 2019 года приказом ФНС России внесены изменения в заполнение бланка, разберемся в особенностях формирования показателей в отношении доходной части, исчисленном, удержанном и переданном в бюджет НДФЛ, а также в правилах оформления справки по каждому работнику.
Как представлять справки о доходах
Декларацию 2 НДФЛ в ИМНС представляют следующими способами:
- только в электронном виде, если численность 25 и больше человек;
- в бумажном или электронном виде, если численность сотрудников, которым начислен заработок в отчетном периоде, менее 25 человек. Скачать бесплатно бланк можно на официальном сайте налоговой инспекции.
Кроме деклараций на бумажном носителе, готовят реестр сведений в двух экземплярах. Здесь отражают информацию о работодателе и количестве справок. Кроме того заполняют таблицу, состоящую из трех колонок, где указывают номера бланков 2 НДФЛ, фамилию, имя и отчество каждого физ. лица и даты рождения.
Декларации на бумажном носителе приносят в налоговую инспекцию или отправляют по почте с уведомлением.
Инструкция по заполнению
Отражение сведений в декларации 2 НДФЛ по новой форме начинают с указания даты и номера отчета.
Далее заполняется подробная информация о предприятии:
- В графе «Признак»: если отчет формируется в «общем» порядке, указать следует «1», если подаются сведения о неудержанном НДФЛ, ставят цифру 12;
- Код учета в налоговом органе;
- в поле «Номер корректировки»: для первичных отчетов указывается номер 00, в случае представления уточненных деклараций – с 01 до 98, если подается аннулирующий отчет – ставят 99.
Заполнение 1 части справки 2 НДФЛ
В первой части бланка по форме 2 НДФЛ указывают данные о налоговом агенте: код ИМНС, ИНН (КПП), наименование по уставным актам и контактный телефон. Если отчет представляется по филиалам, вносят ОКТМО структурного подразделения, а не головного подразделения.
В шаблоне за 2017 год вносят сведения ОКТМО (в предыдущих отчетах вносили ОКАТО).
Заполнение 2 части
В разделе 2 данные формируются о физ. лице, в отношении которого подается справка о заработке:
- Указывается фамилия, имя отчество. Если отчество отсутствует, соответственно, его не заполняют;
- статус налогоплательщика: 1 – для резидентов, 2-4 – нерезиденты, 5-6 – иностранцы;
- ИНН;
- дата рождения;
- шифр гражданства. Для РФ – это 643;
- паспортная информация.
Если у физ. лица отсутствует ИНН, соответствующую ячейку не заполняют.
Заполнение 3 части
В третьем разделе формируются показатели в отношении доходной части и информация о полученных при расчете НДФЛ вычетах. Сведения заполняются с разбивкой по месяцам. Если сотруднику начислены доходы по «разным» ставкам НДФЛ, заполняют отдельные строки с указанием выплат для каждого тарифа.
Кроме того, работодатель обязан отражать доходы и вычеты с соответствующими шифрами:
- 2000 – доходы по трудовым договорам;
- 2010 – вознаграждения по ГПД;
- 2012 – отпускные;
- 2300 – суммы по листкам нетрудоспособности;
- 4800 – прочие полученные физическим лицом доходы.
С 2018 года в перечень включены следующие коды:
- 2013 – выплаты, которые выплачены за неиспользованный отпуск;
- 2014 – агентом указывается выходное пособие, среднемесячный доход на период работы. Компенсационные выплаты директору, замам, главбуху в части, которая превышает трехкратный заработок. Для северных и приравненных к нему районов – 6-кратный размер.
Показатели в отношении заработка в новой форме указываются с точностью до копеек.
Заполнение 4 части
В этой части необходимо указать информацию о стандартных, социальных и имущественных примененных вычетах. Кроме того, в строке отражают сведения об уведомлении на получение имущественного вычета с указанием номера и даты. В поле «Код ИФНС» указывают шифр налоговой инспекции, которая выдала подтверждение.
Заполнение 5 части
В пятом разделе указывают суммы вознаграждений и НДФЛ. Подоходный налог отражают с точностью до рубля.
Для этого с налоговой базы снимают вычеты и умножают на тариф налога:
- Заработок;
- подоходный исчисленный налог;
- удержанный подоходный налог;
- переданный в казну налог;
- НДФЛ, неудержанный компанией;
- отчет дополнен полем «Сумма фиксированных авансовых платежей» и строкой, в где обозначают обозначить сведения о патентном уведомлении ИФНС, подтверждающем право снижения НДФЛ на такие платежи.
Если декларация 2 НДФЛ формируется с признаком 2, строки 5.4-5.6 не заполняются, сведения отражаются только в поле 5.7. Если доходы физ. лица облагались по «разным» ставкам НДФЛ, заполняют две или три декларации.
После заполнения сведений визируют 2 НДФЛ, расшифровывают подпись доверенного лица и ставят круглую печать.
Как выглядит новый вид справки 2 НДФЛ
В новом бланке учтены изменения, которые приняли в течение срока формирования отчета.
При оформлении справки 2 НДФЛ представляют информацию с учетом этих требований:
- Изменен штрих код на 39909015;
- в первой части отчета введена новая строка «Форма реорганизации», где указывают соответствующий шифр. Кроме того, добавлена графа «ИНН реорганизованной компании»;
- если отчет представляет правопреемник, в строке «Налоговый агент» отражают сведения реорганизованной компании;
- во второй части исключена строка с указанием места жительства налогоплательщика;
- в третьей части дополнены шифры доходов;
- из четвертной части исключен инвестиционный вычет. В новой справке отражают сведения об уведомлении, где подтверждается право физ. лица на социальный вычет;
- в пятую часть включено поле для информирования об авансовых платежах и информация по уведомлению ИМНС, подтверждающая это право на уменьшение размера НДФЛ;
- подписывает новую справку представитель налогового агента.
Образец нового вида справки 2 НДФЛ
Образец заполнения справки по старому образцу 2 НДФЛ
За 2017 год допускается представлять информацию на бланке старого формата.
Образец заполнения 2 НДФЛ:
Когда не сдают 2 НДФЛ
Декларацию 2 НДФЛ не формируют, если в течение года компания не выплачивала работникам заработок, соответственно, НДФЛ не исчисляли и не передавали в казну.
Кроме того, бланк справки по форме 2 НДФЛ не подается в таких случаях:
-
- Если вознаграждения перечисляются в пользу ИП. Для этого предоставляется свидетельство о регистрации, счета, подлежащие учету с содержанием ИНН и ОГРНИП;
- при покупке у физ. лиц имущества, правилами определена самостоятельная уплата подоходного налога;
- если в пользу налогоплательщика передаются вознаграждения, освобождаются на уровне законодательства от перевода НДФЛ. Это стипендии, алименты, государственные пособия за исключением больничных листов;
- подарки сторонним физ. лицам, не сотрудникам фирмы. Например при проведении рекламной кампании, когда налогообложение в справке 2 указать невозможно, из-за того, что неизвестны сведения о человеке;
- материальная помощь до 4 тысяч рублей в течение года, при льготировании;
- при предоставлении покупателю скидок, к примеру, за приобретение парного количества товара. Скидка – это не заработок, а изменение условий покупки;
- торг имущества физ. лицом по договору комиссии;
- договор с физическим лицом о торге имущества, в этом случае он самостоятельно уплачивает НДФЛ.
Для чего нужна справка 2 НДФЛ
Декларация 2 НДФЛ содержит сведения о доходах, поэтому организации ввели ее в обязательный пакет документов.
Справка потребуется:
- В банковских организациях для оформления кредита или ипотеки;
- для оформления алиментов;
- в судебных инстанциях при рассмотрении решений;
- в визовом центре или посольстве для оформления визы;
- для оформления пенсии;
- при оформлении опеки над ребенком;
- в центре занятости для начисления пособия по безработице;
- по новому месту работы.
Вычеты на детей
На детей новый работодатель предоставляет вычеты с учетом дохода с начала календарного года. Для этих целей в момент увольнения сотрудника помимо трудовой книжки бухгалтер выдает справку 2 НДФЛ за текущий период.
Без этого отчета бухгалтер не рассчитает вычеты на детей, никакие другие справки, даже составленные подробно и утвержденные руководителем прежней работы, для расчета подоходного налога не подходят.
Материальная помощь на рождение ребенка
Единовременные выплаты в перечне НК не подлежат обложению НДФЛ, в том числе и мат помощь, которая выдается при рождении или усыновлением ребенка. Она выплачивается в течение первого года жизни и не превышает 50 тысяч рублей.
Пример.
Сотрудник организации обратился к главному бухгалтеру с заявлением о перечислении мат помощи, по поводу рождения ребенка. Главбух попросил предоставить декларацию 2 НДФЛ с места работы супруги, так как подоходным налогом не облагается только 50 000 рублей. Для правильного расчета налога нужно подтверждение, выдавали ли в организации жены эту помощь и в каком размере.
В Министерстве финансов подтверждают законность требования этого отчета, чтобы избежать налоговых рисков. Если супруги трудятся на одном предприятии, помощь в указанном размере представляется кому-то одному по желанию.
Ограничение единовременной помощи в сумме на одного ребенка, а не каждому из супругов. А для подтверждения факта получения и будет справка 2 НДФЛ.
Подтверждение заработка иностранцем
Иностранные сотрудники для предупреждения двойного обложения НДФЛ подтверждают полученные вознаграждения в России и уплаченный с них подоходный налог. Нормативными актами РФ не предусмотрен специальный тип для отражения сведений, а также информирование фискальных органов других государств. Однако иностранец вправе обратиться в ФНС за предоставлением информации.
Подтверждать заработок в РФ должен сам иностранец, а не ИМНС.
Для этого обращаются в фискальные органы с заявлением, кроме того, предоставить копию паспорта или иного удостоверения, его заменяющего. Инспектор сверит информацию, которая хранится в базе, если сведения сходятся, скрепит гербовой печатью справку. Декларация подается в налоговую инспекцию той страны, которую представляет гражданин.
Кроме этого, инспектор делает на бланке полную расшифровку кодов заработка и вычетов.
Что такое 2 НДФЛ простыми словами
В справке о доходах 2 НДФЛ содержатся сведения о ежемесячном начисленном заработке и удержанном подоходном налоге. Кроме того, налоговый агент отражает сумму НДФЛ, переданную с этого дохода в казну. Такая декларация выдается только работодателем.
Кроме сведений о прибыли, в справке отражаются сведения об организации, реквизиты, а также информация, с какого периода человек работает в этой компании. Декларация подписывается ответственным сотрудником и заверяется печатью.
Для получения отчетности за каждый период физ. лицо обращается в организацию с письменным заявлением, где указывает, за какие месяцы налогового периода нужна информация. В течение трех рабочих дней сотрудник бухгалтерии представляет справку 2 НДФЛ.
Нормативная база
Для оформления 2 НДФЛ руководствуются законодательными актами:
- НК РФ:
статья 230 п. 2;
статья 226 п. 5;
статья 218;
статья 217;
статья 126 п. 1;
статья 126.1;
статья 6.1 п. 7;
- ФНС:
ММВ 7-11-485 от 30 октября 2015 г.;
ММВ 7-11-387 от 10 сентября 2015 г.;
ММВ 7-11-633 от 22 ноября 2016 г;
ММВ-7-11-19 от 17 января 2018 г.;
БС 4-11-4272 от 15 марта 2016г.;
БС 4-11-2189 от 11 февраля 2014 г.
ГД 4-11-26889 от 29 декабря 2017 г.
- Минфин:
03-04-06-46690 от 21 июля 2017 г.
Заключение
Законодательством постоянно совершенствуется форма 2 НДФЛ годовой справки, предоставляя налоговым агентам подробно раскрывать информацию. Бывают случаи, когда работник вовремя не отслеживает изменения нормативных актов, причем справка по форме 2 будет представлена с ошибкой, соответственно и применением административных взысканий как по отношению к организации, так и доверительному
