2 НДФЛ является обязательной отчетностью для налоговых агентов. Она сдается по каждому работнику отдельно, срок – до 1 апреля следующего года. Здесь указывается доход физического лица, ставка налогообложения, сумма удержанного и уплаченного НДФЛ. В справке в обязательном порядке содержатся реквизиты работодателя и работника. При заполнении последних указывают в 2 НДФЛ код документа удостоверяющего личность.
Общие требования по заполнению
Информация отражается в специальном бланке, утвержденном ФНС России. Он имеет реквизиты – номер и дату выдачи.
В поле «признак» проставляется одно из двух значений:
- 1 – указывается в большинстве случаев, при заполнении справки по налогооблагаемым доходам;
- 2 – если содержатся сведения о вознаграждениях, с которых по тем или иным причинам нельзя удержать НДФЛ (такие справки сдаются не позднее 1 марта).
- 3 – когда налог полностью удержан правопреемником организации;
- 4 – налог не удержан правопреемником.
Номер корректировки показывает, сколько раз в исходную справку вносились исправления, при первичной подаче – ставится 00.
Форма включает в себя пять разделов:
- Данные о работодателе – наименование, ИНН, КПП, ОКТМО и контактный номер телефона.
- Информация о физическом лице – ФИО, дата рождения, гражданство, ИНН, паспорт и его реквизиты, статус налогоплательщика. Раньше заполнялась информация о месте жительства, включавшая в себя адрес и код субъекта (например, у Москвы он был – 77, а у Московской области – 50), но с 2018 года заполнение этих граф отменили.
- Вознаграждения, полученные сотрудником за календарный год. Каждый доход имеет свое обозначение и показывается по месяцу выплаты. Третий раздел содержит ставку, где доход облагается налогом. В нем же отражаются профессиональные вычеты (если они имеются у работника).
- Налоговые вычеты. В этом разделе отражаются остальные вычеты (кроме профессиональных). У каждой налоговой льготы есть свое цифровое обозначение.
- Обобщенная информация. В пятом разделе доходы и НДФЛ показываются общими суммами за отчетный период. Суммы исчисленного, удержанного и перечисленного налога отражаются в разных полях.
Справка подписывается руководителем организации или его доверенным лицом и заверяется печатью.
Как указать данные о документе, удостоверяющем личность
В справке обязательно указывается код документа удостоверяющего личность и его номер. Для граждан Российской Федерации это преимущественно паспорт, код – 21.
Идентифицировать гражданина РФ могут:
- Свидетельство о рождении для лиц, не достигших 14-летнего возраста (03);
- Военный билет или временное удостоверение, выданное вместо него (07 или 08);
- Удостоверение военнослужащего России (24).
В организации оформляются и иностранные работники, для установления их личности подходят:
- Паспорт иностранного гражданина – 10;
- Вид на жительство – 12;
- Разрешение на временное проживание лица – 15;
- Беженцам на территории Российской Федерации присваивается соответствующий статус, в этом случае им выдается удостоверение (13) или предлагается временное убежище без статуса беженца. В последнем случае документом удостоверяющим личность будет свидетельство о предоставлении такого убежища (19).
- Свидетельство о рождении для иностранцев, не достигших 16 летнего возраста – 23.
- Иные документы – 91.
Каждому документу присвоено свое уникальное обозначение. Справочник «Коды видов документов, удостоверяющих личность» – приложение к порядку заполнения формы.
Справка содержит информацию о работнике, включая все сведения документа. Поскольку в этом качестве могут выступать разные бумаги, каждому виду присвоен свой код. Перечень цифровых обозначений является одним из приложений к порядку заполнения справки.
